Fungsi Sekretaris

Fungsi Sekretaris

Fungsi Sekretaris - Peranan sekretaris menuntut dapat bekerja mandiri, bekerja tanpa ada pengawasan, karenanya mesti mempunyai prinsip pada pekerjaan jadi satu diantara ciri sekretaris yang professional”5) 

Kekuatan meningkatkan skill Human Relations 

Kekuatan-kemampuan yang perlu dipunyai oleh seseorang sekretaris yaitu seperti berikut : 

1. Kekuatan serta ketrampilan tehnis yang perlu serta mutlak dikuasai oleh seseorang sekretaris seperti computer, bhs inggris, shorthand serta filling 

2. Kekuatan berkomunikasi serta berinteraksi 

3. Ketrampilan pemakaian mesin-mesin kantor (PABX, mesin printer, mesin foto copy, scanner, mesin fax, serta beda sebagainya). 

Kewajiban Sekretaris

Oleh karna pekerjaan sekretaris yaitu terkait dengan beragam jenis individu yang semasing berlainan latar belakang, berlainan status sosial, berlainan kebutuhan, berlainan kedudukan, jadi sekretaris dituntut dapat mengerti pihak- pihak yang terkait dengannya. Hal yang butuh di perhatikan dalam human relation yaitu tim work, positif thinking, good remainder, Discrete, serta Tacful. 

2. 3. Perincian Pekerjaan Sekretaris 

Pada intinya pekerjaan seseorang sekretaris yaitu : 

1. Mengadakan surat-menyurat (korespondensi) yakni : 

mengolah surat masuk serta keluar 

mengonsep surat 

mengetik surat 

mengklasifikasi surat 

melipat-gandakan warkat 

mencatat tanda-tanda pokok warkat yang digandakan 

mengetik sheet untuk stensil, memfotocopy serta merekam 

mengatur pengantar surat serta melayani utang surat, arsip atau dokumen 

2. Mengadakan tata kearsipan, hingga memudahkan sistem surat-menyurat atau mencari kembali apabila arsip setiap saat dibutuhkan. 

3. Mengemukakan info pada pimpinan, umpamanya : 

mengadakan pencatatan serta penyampaian info 

mencatat pesan-pesan tamu yang butuh di sampaikan 

mengadakan kliping surat berita, majalah serta buletin 

4. Mengadakan hubungan lewat telepon 

5. Mengatur penerimaan tamu untuk pimpinan 

6. Mengatur pertemuan atau rapat-rapat serta membuat notulen rapat 

7. Mengatur jadwal/aktivitas pimpinan 

8. Mengatur bebrapa kesepakatan pimpinan serta mencatatnya 

9. Mengurusi perjalanan pimpinan bersama akomodasi 

10. Jadi penghubung pada pimpinan dengan petinggi atau relasinya 

11. Membuat serta mengemukakan ucapan selamat, ucapan terima kasih, ucapan berduka cita atau bentuk-bentuk yang lain pada petinggi atau relasinya 

12. Mengadakan pendidikan, kursus, penataran untuk beberapa karyawan apabila dilihat butuh untuk kelancaran pekerjaan. 

13. Mengatur kas kecil, serta mengatur keluar-masuk rekening bank 

14. Buat laporan, membuat data serta statistik 

15. Membuat pidato-pidato yang didiktekan oleh pimpinan 

16. Ikuti seminar yang dikerjakan oleh perusahaan yang hubungannya dengan perubahan karir serta organisasi 

17. Mengatur hadiah-hadiah, pengiriman bunga, mencatat beberapa nama serta alamat rekanan/relasi, dan keluarga pimpinan. 

18. Mempergunakan beragam mesin kantor seperti facsimile, computer, scanner, mesin fotocopy dll. 

19. Mengemukakan info pada orang yang lain lewat presentasi 

20. Berlaku sebagi Office Manager untuk pimpinan 

2. 4. Tanggung jawab dalam bekerja 

“Seorang sekretaris mesti mempunyai prinsip serta sikap yang didasari rasa tanggung jawab pada pekerjaan. ”6) 

Jadi mereka juga akan merampungkan pekerjaan atau pekerjaannya karna terasa terikat pada penyelesaian pekerjaan itu, bukanlah karna terikat pada beberapa etika resmi, hingga jika tidak merampungkan pekerjaan dengan sebaik-baiknya, mereka juga akan terasa bersalah serta bukannya takut pada sangsi. 

Tetapi jika seorang sekretaris terus-terusan menghindar diri dari tanggung jawab, sikap begini mencerminkan kepribadian yg tidak dewasa, labil, tidak bisa dipegang.  

Karenanya sekretaris mesti melatih diri untuk jadi sekretaris yang penuh tanggung jawab, yang dapat bekerja mandiri, bekerja tanpa ada pengawasan, bahkan juga dituntut untuk dapat mengawasi dianya.